Zaloguj się:

Obieg dokumentow w firmie



Organizacja pracy w firmie jest niewątpliwie jednym z czynników gwarantujących jej sukces. A jednym z fundamentów doskonałej organizacji jest sprawny obieg dokumentów. Dlatego tak bardzo ważne staje się efektywne zarządzanie. Zarządzanie, które pozwala uchronić przed chaosem, wieloma błędami a nawet utratą kontroli.

Zarządzanie, czyli?

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, jak efektywnie zarządzać dokumentami, musimy w pierwszej kolejności powiedzieć, czym zarządzanie w ogóle jest. Pod pojęciem tym będziemy rozumieć procesy rejestrowania, porządkowania, klasyfikacji oraz archiwizacji dokumentów. I, co bardzo ważne, procesy te obejmują zarówno dokumenty przychodzące do firmy, jak i te, które firma wysyła na zewnątrz. Jak więc nietrudno się domyśleć, zarządzanie dokumentami jest procesem czasochłonnym, wymagającym dokładności i płynności. I to nie tylko w potężnych korporacjach, ale też i w małych firmach.

Efektywne zarządzanie, sprawne funkcjonowanie.

Dlaczego zarządzanie dokumentami jest tak ważne? Ponieważ znacznie usprawnia procesy biznesowe i wzmacnia efektywność pracy w firmie. Im zarządzanie to jest efektywniejsze, tym firma znacznie lepiej funkcjonuje. A im lepiej funkcjonuje, jej praca przynosi lepsze efekty. Przy czym, ważne jest, aby decydując się na tradycyjną metodę obiegu dokumentów wypracować swój własny system, który będzie odpowiadać charakterowi firmy, jej specyfice i sposobowi działania.

Sposób tradycyjny.

Wybierając tradycyjny sposób obiegu dokumentów, należy zdawać sobie sprawę z tego, że wymaga on z jednej strony doskonałej organizacji i przestrzegania przez człowieka przyjętych procedur, a z drugiej – odpowiedniego wyposażenia. Odpowiednie meble, materiały czy sprzęty biurowe – te muszą wspierać pracę ludzkich rąk, być dla niej wsparciem, a nie dodatkowym źródłem stresu.

Elektroniczne systemy obiegu dokumentów.

Te coraz częściej wykorzystywane są w firmach na całym świecie. Elektroniczny obieg zapewnia płynny i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów i informacji. Znacznie zmniejsza też koszty operacyjne, znacznie usprawnia pracę w firmie, optymalizuje przepływ informacji i pozwala na ciągłą kontrole i monitorowanie procesów zachodzących w firmie.

Wersja elektroniczna to nie tylko kwestia kontroli dokumentów, czy dostępu do informacji. To również kwestia oszczędności czasu oraz środków przeznaczanych w systemie tradycyjnym na materiały biurowe i eksploatację urządzeń. Warto więc dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw i wybrać sposób obiegu dokumentów optymalny dla swojej firmy.

Wiedzy na tematy obiegu dokumentów uzyskaliśmy od specjalistów z firmy www.primesoft.pl